PRIVACY POLICY Personal Data and Images Treatment Policy
PRIVACY POLICY Politica sul trattamento dei dati personali e delle immagini
GLOBAL HIPPO Association, acting as personal data title holder in accordance with the Articles 13 and 14 of the EU Regulation 679/2016 – General Data Protection Regulation (GDPR), in compliance with duties ordered by the lawmakers concerning privacy protection, by this report would like to inform you in advance about the use of its personal data and its rights, communicating as follows:
Associazione GLOBAL HIPPO, in qualità di titolare del trattamento dei dati personali ai sensi degli artt.13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 – Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (“RGPD”), in ottemperanza agli obblighi dettati dal legislatore a tutela della privacy, con la presente desidera informarLa in via preventiva, tanto dell’uso dei suoi dati personali, quanto dei suoi diritti, comunicando quanto segue:
a) TITLE HOLDER AND OTHER RESPONSIBLE SUBJECTS
Treatment title holder is GLOBAL HIPPO Association, C.F. 91066780551, with registered office address in Via Federico Fratini 37, 05100 Terni (TR), Italy. The updated list of subjects responsible for treatment, in its respective area of competence, is:
• Treatment title holder – GLOBAL HIPPO Association
a) TITOLARE ED ALTRI SOGGETTI RESPONSABILI
Titolare del trattamento è Associazione GLOBAL HIPPO, C.F. 91066780551, con sede in Via Federico Fratini 37, 05100 Terni (TR), Italia. L’elenco aggiornato dei soggetti responsabili del trattamento, con le relative aree di competenza, è:
• Titolare del trattamento – Associazione GLOBAL HIPPO
b) PERSONAL DATA CONTENT OF TREATMENT
- Uncommon personal data (identifying, accounting, financial, etc.) – Duration: Time needed for the Olympiad organization and further communication,
- Photos – Other particular data – Duration: treatment duration 1 year. Personal data (photos and audio-video recordings) will be processed for communication activities, institutional campaigns, editorial initiatives concerning the presentation of Global Hippo Italia, for publications both on paper and the institutional website, on social networks (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, Tik Tok, etc.) and in all the official communication channels of Global Hippo Italy. The use of the photos is considered a free of charge service.
Global Hippo Italy undertakes not to use the photos and other audio-video materials in a manner that can be considered harmful to the dignity, reputation or decorum of the interested party.
b) I DATI PERSONALI OGGETTO DI TRATTAMENTO
- Dati personali non particolari (identificativi, contabili, finanziari, etc.) – Durata: Per il tempo necessario allo svolgimento della competizione e successive comunicazioni.
- Immagini – Altri dati particolari – Durata: Durata del trattamento 1 Anno. I dati personali (immagini foto e riprese audio-video) verranno trattati per attività di comunicazione, campagne istituzionali, iniziative editoriali che riguardano la presentazione della Global Hippo Italia, per pubblicazioni sia cartacee che sul sito web istituzionale, anche a carattere storico, nei canali social istituzionali (Facebook, Twitter, Instagram, Youtube, Tik Tok ecc…) e in tutti i canali di comunicazione ufficiali della Global Hippo Italia. La posa e l’utilizzo delle immagini si considerano prestazioni a titolo gratuito.
Associazione Global Hippo si impegna a non fare delle immagini uso alcuno che possa risultare lesivo della dignità, della reputazione o del decoro dell’interessato.
c) GOALS, LEGAL FRAMEWORK AND MANDATORY OR ELECTIVE NATURE OF TREATMENT
Main Goal: Allow organization and implementation of the competition. Manage reception and hospitality towards participants and their escorts. Collect photos and videos of the event for promotional purposes. Publish online final ranking lists of participants.
Legal Framework: the involved party has expressed the approval about treatment of its own personal data for one or more specific goals.The concerned party is obligated to provide personal data.Potential consequences of the lack in providing personal data: block the contract implementation or supply of service/s requested by the concerned party.
c) FINALITA’, BASE GIURIDICA E NATURA OBBLIGATORIA O FACOLTATIVA DEL TRATTAMENTO
Finalità Principale: Consentire l’organizzazione della competizione ed il suo svolgimento. Gestire l’accoglienza dei partecipanti e dei loro accompagnatori. Acquisire foto e video dell’evento per finalità promozionali. Pubblicare on line la classifica dei partecipanti.
Base Giuridica: l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità.
L’interessato ha l’obbligo di fornire i dati personali.
Eventuali conseguenze della mancata fornitura dei dati personali: Impedire il perfezionarsi del contratto o la fornitura del servizio richiesto dall’interessato.
d) RECIPIENTS
In relation to and within the exclusive scope of the purposes described above, personal data (photos and audio-video recordings) may be disclosed in the aforementioned ways.
Personal data may also be transmitted to the subjects who process the photos acquired in the execution of specific contracts and who will be appointed for this purpose as Data Processors to be carried out according to the instructions given by the Data Controller in compliance with the provisions of the law.
d) DESTINATARI
In relazione e nell’ambito esclusivo delle finalità sopra descritte i dati personali (immagini foto e riprese audio-video) potranno essere diffuse nelle modalità sopra citate.
I dati personali potranno altresì essere trasmessi a soggetti che elaborano le immagini acquisite in esecuzione di specifici contratti e che saranno all’uopo nominati Responsabili del trattamento da eseguire secondo le istruzioni impartite dal Titolare nel rispetto di quanto previsto dalla normativa;
e) TRANSFERS
Some of your Personal Data is transferred to Recipients who may be located outside the European Economic Area. The Data Controller ensures that the electronic and paper processing of his Personal Data by the Recipients takes place in compliance with the Applicable Regulations. Indeed, transfers are based alternatively on an adequacy decision or on the Standard Model Clauses approved by the European Commission.
• Global Hippo Serbia – Serbia – Link to documentation: www.hippo-olympiad.org
Some of Your personal data can be transferred to Recipients who are in possession of examination scripts and speaking test video and audio recordings. The Title Holder guarantees that images, videos and scripts will be used as sample materials for examiner training purposes and will be available on the institutional website of Gatehouse Awards, the awarding body.
e) TRASFERIMENTI
Alcuni dei suoi Dati Personali sono trasferiti a Destinatari che si potrebbero trovare al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Il Titolare assicura che il trattamento elettronico e cartaceo dei suoi Dati Personali da parte dei Destinatari avviene nel rispetto della Normativa Applicabile. Invero, i trasferimenti si basano alternativamente su una decisione di adeguatezza o sulle Standard Model Clauses approvate dalla Commissione Europea.
• Global Hippo Serbia – Serbia – Link alla documentazione: www.hippo-olympiad.org
Alcuni dei Suoi dati personali potranno essere trasferiti a Destinatari che siano in possesso di elaborati d’esame e registrazioni video e audio delle prove orali. Il Titolare garantisce che immagini, video e script verranno utilizzati come materiale campione per scopi di formazione degli esaminatori e saranno disponibili sul sito istituzionale di Gatehouse Awards, ente di certificazione.
f) DATA KEEPING
All the personal data will be treated in respect with lawfulness principles, correctness, pertinence and proportionality, with only changes, even informatic and telematic, strictly necessary for achieving the abovementioned goals. Anyway, personal data will be kept for a time period not higher than strictly needed for the accomplishment of the abovespecified goals. Personal data whose keeping is not needed or planned by regulations in force, in relation with the specified goals, will be deleted or transformed in an anonymous form. We point out that information systems commissioned for managing the collected information are configurated, in its very origin, in order to minimize data usage.
The management and storage of personal data collected by Global Hippo Association takes place on servers located within the association and / or external servers of suppliers of certain services necessary for technical and administrative management which, for the sole purpose of the requested service, could have access to the personal data of the interested parties and who will be duly appointed as Data Processors in accordance with Article 28 of the GDPR.
f) CONSERVAZIONE DEI DATI
Tutti i dati personali conferiti saranno trattati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, pertinenza e proporzionalità, solo con le modalità, anche informatiche e telematiche, strettamente necessarie per perseguire le finalità sopra descritte. In ogni caso, i dati personali saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a quello strettamente necessario al conseguimento delle finalità indicate. I dati personali dei quali non è necessaria la conservazione o per cui la conservazione non sia prevista dalla vigente normativa, in relazione agli scopi indicati, saranno cancellati o trasformati in forma anonima. Si evidenzia che i sistemi informativi impiegati per la gestione delle informazioni raccolte sono configurati, già in origine, in modo da minimizzare l’utilizzo dei dati.
La gestione e la conservazione dei dati personali raccolti dalla Global Hippo Italia avviene su server ubicati all’interno dell’associazione e/o su server esterni di fornitori di alcuni servizi necessari alla gestione tecnico-amministrativa che, ai soli fini della prestazione richiesta, potrebbero venire a conoscenza dei dati personali degli interessati e che saranno debitamente nominati come Responsabili del trattamento a norma dell’articolo 28 del GDPR.
g) YOUR RIGHTS
We remind that the interested party has the right to access in any moment data that concern himself, by sending a request form to our data treatment responsible, using the following address:
• Treatment title holder – GLOBAL HIPPO Association – Via Federico Fratini 37, 05100 Terni (TR), Italy – hippo@hippo-olympiad.org
In the same way he can exercise the following rights, regarding data treatment: Information, Data Access, Data Correction, Data Deletion, Treatment Limitation, Data Portability, File a complaint to control bodies, Approval Annulment (the eventual approval annulment does not compromise the lawfulness of data treatment based on the approval given before the annulment).
g) I SUOI DIRITTI
Si rammenta che l’interessato ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che Lo riguardano, rivolgendo la Sua richiesta al nostro responsabile del trattamento designato per il riscontro, utilizzando i recapiti di seguito indicati:
• Titolare del trattamento – Associazione GLOBAL HIPPO – Via Federico Fratini 37 – 05100, Terni (TR), Italia – hippo@hippo-olympiad.org.
Allo stesso modo può esercitare, riguardo al trattamento in oggetto, i seguenti diritti: Informazione, Accesso ai dati, Rettifica dei dati, Cancellazione dei dati, Limitazione del trattamento, Portabilità dei dati, Proporre reclamo ad autorità di controllo, Revoca del consenso (L’eventuale revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca).